Musikschulverwaltung Software
Die vollständige Software für Ihre Musikschulverwaltung
OPS deckt alle Aspekte der Verwaltung einer Musikschule ab — Schüleranmeldungen, Kursplanung, Anwesenheit, Noten, Zeugnisse, Abrechnung und Elternportal — in einer einzigen Plattform. Konzipiert für Musikvereine, die sowohl ein Ensemble als auch einen Lehrbetrieb führen.
Von der Anmeldung bis zum Zeugnis an einem Ort
Zu Beginn jedes Schuljahres erstellen Sie Anmeldungen, weisen Schüler Kursen zu und generieren Verträge als PDF mit Archivnummer. Kurse unterstützen vier Typen — Instrument, Musiktheorie, Orchester und Musikalische Früherziehung — mit einem Lehrer, einer Höchstzahl von Schülern und automatisch generierten wöchentlichen Stunden für das gesamte Schuljahr. Das Absagen oder Verschieben einer einzelnen Stunde benachrichtigt Eltern in der App, ohne den Gesamtplan zu verändern.
Die Anwesenheit wird pro Stunde erfasst: Anwesend, Abwesend, Verspätet oder Entschuldigt. Noten und Lehrerbemerkungen werden am Ende jedes Trimesters eingegeben, und ein Zeugnis wird auf Französisch als PDF mit einem Klick erstellt. Das Zeugnis wird automatisch im Dokumentenverwaltungsmodul mit einer eigenen Archivnummer abgelegt. Der Reiter Auswertung erlaubt den Export von Anwesenheitsdaten als CSV.
Das Elternportal
Eltern erhalten eine E-Mail-Einladung (72 Stunden gültig) oder ein gedrucktes Onboarding-Blatt mit QR-Code. Ein Konto deckt alle Kinder einer Familie ab. Über das Portal verfolgen Eltern die nächsten 60 Tage Unterrichtsstunden, sehen Anwesenheit, Noten, Trimesterzeugnisse, Rechnungen und Anmeldeverträge und können Materialien und Hausaufgaben des Lehrers abrufen. Sie können auch Übungsprotokolle einreichen und im Q&A-Thread mit dem Lehrer kommunizieren.
Lehrer haben eine eigene Ansicht pro Kurs mit den Reitern Schüler, Stunden, Anwesenheit, Noten, Materialien, Repertoire und Posteingang. Materialien können PDFs, Notenlinks oder Hausaufgaben mit Fälligkeitsdatum sein, sichtbar für alle Schüler oder einzelnen Schülern zugewiesen. Eine App-Benachrichtigung und ein Mobile-Push via OPS Mobile informieren Eltern bei einer Stundenabsage, einer Notenveröffentlichung oder neuen Materialien.
Abrechnung und Buchhaltungsintegration
Bei der Anmeldung wird eine Rechnung erstellt — als Entwurf, mit MwSt.-Unterstützung, auf den Namen des Elternteils oder des Schülers. Sie fließt direkt in das Buchhaltungsmodul des Komplett-Plans, wo sie validiert, versendet und als bezahlt markiert werden kann. Das Modul folgt dem Plan Comptable Général für französische Vereine (PCG associatif).
Hinweis: Die Buchhaltung in OPS folgt dem französischen Plan Comptable Général und ist vor allem für Vereine in Frankreich gedacht. Für Musikschulen in Deutschland eignet sich OPS für Anmeldungen, Kursplanung, Zeugnisse und das Elternportal; die Buchhaltungsfunktionen entsprechen ausschließlich dem französischen Recht.
Alles, was Ihre Musikschule braucht
Anmeldungen und Schuljahre
Jahresanmeldungen mit Massen-Wiederanmeldung, Anmeldevertrag als PDF mit Archivnummer, anpassbare Vorlagenfelder, Upload der unterschriebenen Kopie.
Kurse und Stundenplan
Instrument, Musiktheorie, Orchester und Musikalische Früherziehung mit einem Lehrer, Höchstzahl, wiederkehrenden Stunden und Raumreservierung mit Konfliktprüfung.
Anwesenheit und Noten
Anwesend, Abwesend, Verspätet oder Entschuldigt pro Stunde; Noten und Kommentare pro Trimester; Zeugnis auf Französisch mit einem Klick erstellt.
Rechnungsstellung und Buchhaltung
Rechnung bei Anmeldung, auf Eltern- oder Schülername, integriert in das Buchhaltungsmodul für Validierung, Zahlungsverfolgung und FEC-Export. Komplett-Plan.
Elternportal
E-Mail-Einladung oder gedruckter QR-Code; ein Konto pro Familie; Zugang zu Stunden, Anwesenheit, Noten, Zeugnissen, Rechnungen, Verträgen und Lehrermaterialien.
Lehrertools und Mobile
Lehreransicht mit Wochenplan, Kursreitern, Material- und Hausaufgaben-Upload, Übungsprotokollen und Eltern-Q&A. OPS Mobile (iPhone) für die Verwaltung unterwegs.
Warum Musikschulen OPS wählen
- Anmeldungen, Anwesenheit, Noten, Abrechnung und Elternportal in einer Plattform
- Alle Schüler zu Schuljahresbeginn in wenigen Klicks wiederanmelden, Kurse übernommen
- Eltern verfolgen die Ausbildung ihres Kindes über das Portal — kein separates Konto nötig
- Zeugnisse auf Französisch mit einem Klick erstellt und automatisch archiviert
- Integriert mit Orchesterverwaltung — ein Tool für Schule und Ensemble
- Komplett-Plan umfasst Buchhaltung, Kommunikation und OPS Mobile
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Musikschulverwaltungssoftware OPS?
OPS ist eine All-in-One-Plattform für Musikschulen: Anmeldungen und Verträge, Kursplanung, Anwesenheit pro Stunde, Noten, französische Zeugnisse, Abrechnung über das Buchhaltungsmodul und Elternportal. Sie teilt dieselbe Plattform mit der Orchesterverwaltung.
Kann OPS eine Musikschule und ein Orchester gleichzeitig verwalten?
Ja — genau dafür ist OPS konzipiert. Eine Plattform deckt Ihre Musikschule (Anmeldungen, Kurse, Noten, Abrechnung, Elternportal) und Ihr Ensemble (Noten, Mitglieder, Instrumente, Buchhaltung, Setlists) ab. Viele Vereine nutzen beide Module gleichzeitig mit demselben Mitgliederverzeichnis.
Wie funktioniert das Elternportal?
Eltern erhalten eine E-Mail-Einladung (72 Stunden gültig) oder ein gedrucktes Blatt mit QR-Code. Ein Konto gibt Zugang zu allen Kindern einer Familie. Über das Portal sehen sie Unterrichtsstunden, Anwesenheit, Noten, Zeugnisse, Rechnungen und Verträge und können mit dem Lehrer kommunizieren.
Kann OPS Unterrichtsgebühren abrechnen?
Ja. Bei der Anmeldung wird eine Rechnung erstellt — als Entwurf, mit MwSt.-Unterstützung — auf den Namen des Elternteils oder des Schülers. Im Komplett-Plan fließt sie in die doppelte Buchführung nach dem Plan Comptable Général (französischer Vereinskontenrahmen) für Validierung, Zahlungsverfolgung, Bankabgleich und FEC-Export.
Wie funktioniert die Zeugniserstellung?
Sie geben am Ende jedes Trimesters Noten und Lehrerkommentare pro Schüler und Kurs ein. Ein Zeugnis wird auf Französisch als PDF mit einem Klick generiert. Jedes Zeugnis erhält eine Archivnummer, wird mit der Kennung Ihrer Organisation gestempelt und im Dokumentenverwaltungsmodul gespeichert.
Wie funktioniert die Kursplanung?
Sie legen einen Kurs mit Typ, Lehrer, wiederkehrendem Zeitfenster und Datumsbereich an. OPS generiert automatisch die einzelnen Stunden für das gesamte Schuljahr. Jede Stunde kann einzeln abgesagt oder verschoben werden — Eltern werden per App benachrichtigt — ohne den Gesamtplan zu verändern.
Sind Zeugnisse auf Englisch und Deutsch verfügbar?
Das Elternportal ist auf Englisch und Deutsch verfügbar. Zeugnisse werden jedoch ausschließlich auf Französisch erstellt — sie folgen dem französischen Schulzeugnisformat und sind für französische Musikvereine konzipiert.
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