Material & Ausstattung
Uniformverwaltung und Materialverwaltung für Musikvereine und Blasorchester
Ob Sie vor einem Umzug Uniformen ausgeben, für ein Konzert Notenständer verleihen oder andere Vereinsgegenstände verfolgen — OPS führt eine laufende Übersicht über jeden Artikel, jede Zuweisung und jede Rückgabe. Der Tab "Material" im Bereich "Inventar" erlaubt es Ihnen, eigene Artikelarten mit eigenen Feldern zu definieren: Eine Artikelart "Uniformen" kann ein Größenfeld, ein Farbfeld oder beliebig andere Felder erhalten.
Artikelarten anlegen und Bestand erfassen
Öffnen Sie "Inventar" und wechseln Sie zum Tab "Material". Unter Einstellungen erstellen Sie Artikelarten: vergeben Sie einen Namen, einen kurzen Schlüssel und ein Emoji, und fügen Sie die benötigten benutzerdefinierten Felder hinzu. Verfügbar sind die Typen Text, Zahl, Ja / Nein und Auswahl (Dropdown). Zwei Artikelarten sind bereits vordefiniert — Notenpulte und Gehörschutz; alles andere legen Sie selbst an. Für Uniformen beispielsweise erstellen Sie eine Artikelart "Uniformen" mit einem Feld "Größe" vom Typ Auswahl mit den Optionen XS, S, M, L, XL.
Sind die Typen konfiguriert, klicken Sie auf "Artikel hinzufügen", um jeden Bestandsposten zu erfassen: Menge, Lagerort und Werte der benutzerdefinierten Felder. Lagerorte werden in den Einstellungen verwaltet und können einen Lagerraum, einen Schrank oder einen beliebigen Ort in Ihrem Vereinsheim repräsentieren. Die Materialseite zeigt auf einen Blick, wie viele Artikel je Typ vorhanden, zugeteilt und noch verfügbar sind.
Artikel an Mitglieder ausgeben und zurücknehmen
Um eine Uniform oder einen Notenständer an ein Mitglied auszugeben, klicken Sie auf "Zuweisen" neben der Artikelart, wählen das Mitglied aus und tragen das Ausgabedatum ein. Ist ein Posten mit bestimmten Feldwerten vorhanden (z. B. eine Uniform in Größe M), können Sie ihn direkt auswählen; ansonsten wird aus dem allgemeinen Bestand zugeteilt. Ein Mitglied, das bereits eine aktive Zuweisung für diesen Typ hat, kann die bestehende zurückgeben und eine neue erhalten — alles in einem Schritt mit "Bestehende zurückgeben und neu zuweisen".
Bei der Rückgabe klicken Sie auf "Zurückgeben" neben der aktiven Zuweisung. Das Rückgabedatum wird erfasst und der Artikel geht wieder in den verfügbaren Bestand zurück. Die Zuweisungshistorie — wer hatte was und wann — ist jederzeit pro Artikelart oder pro Mitglied einsehbar. Mit der Funktion "Ausmustern" können Sie defekte oder verlorene Artikel mit einem Grund (Defekt, Verloren oder Sonstiges) aus dem Bestand nehmen.
Nachbestellung und Standortverfolgung
Trifft neuer Bestand ein, öffnen Sie die Artikeldetails und klicken auf "Nachbestellen". Geben Sie die eingegangene Menge und das Datum ein; das System addiert sie zum aktuellen Bestand und protokolliert den Vorgang. Sie können die Nachbestellung mit einer Lieferantenrechnung im Buchhaltungsmodul verknüpfen.
Lagerorte geben jedem Artikel eine feste Adresse. Definieren Sie sie einmalig in den Einstellungen, dann weisen Sie jeden Posten bei der Erfassung einem Lagerort zu. Die Lagerortübersicht zeigt pro Artikelart, wie viele Stücke wo gelagert sind — praktisch für die Inventur. Der Material-Tab steht allen Nutzern mit Inventar-Zugriff im Standard-Tarif offen; Artikelarten und Lagerorte werden von einem Administrator verwaltet. Hinweis: OPS ist ein in Frankreich entwickeltes System (Server: Strasbourg, OVH); das Buchhaltungsmodul folgt dem französischen Plan Comptable Général (PCG) und eignet sich besonders für Vereine in Frankreich, darunter Elsass-Lothringen.
Was das Material-Modul abdeckt
Eigene Artikelarten
Definieren Sie beliebige Artikelarten — Uniformen, Notenständer, Koffer, Fahnen — mit eigenen Feldern (Größe, Farbe, Modell…).
Zuweisung an Mitglieder
Geben Sie Artikel mit Datum und optionalen Details aus. Rückgabe und Neuzuweisung in einem Schritt für Tauschvorgänge.
Bestandsmengen und Lagerorte
Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Artikel vorhanden, zugeteilt und noch verfügbar sind. Posten werden benannten Lagerorten zugewiesen.
Nachbestellung und Ausmusterung
Erfassen Sie Wareneingänge und verknüpfen Sie sie mit Lieferantenrechnungen. Mustern Sie defekte oder verlorene Artikel mit Begründung aus.
Zuweisungshistorie
Jede Ausgabe und Rückgabe wird mit Datum protokolliert. Historieneinsicht pro Artikelart oder pro Mitglied.
Massenverteilung
Die Funktion "Verteilen" ermöglicht die gleichzeitige Ausgabe einer Artikelart an mehrere Mitglieder — ideal zu Saisonbeginn.
Warum Musikvereine ihr Material in OPS verwalten
- Eine einzige Stelle für das gesamte Vereinsmaterial — Uniformen, Notenständer, Koffer und alles, was Sie selbst definieren
- Benutzerdefinierte Felder machen ein Größenfeld für Uniformen genauso einfach wie jedes andere Feld
- Die Zuweisungshistorie zeigt jedes Mitglied, das je einen Artikel hatte, mit genauen Daten
- Nachbestellung und Ausmusterung halten die Bestandszahlen dauerhaft korrekt
- Lagerortverfolgung macht die jährliche Inventur einfacher
- Im Standard-Tarif enthalten — kein separates Modul nötig
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Gibt es ein eigenes Uniformen-Modul?
OPS hat kein separates Uniformen-Modul. Uniformen werden als Artikelart im Tab "Material" des Bereichs "Inventar" verwaltet. Sie legen eine Artikelart "Uniformen" mit einem Feld "Größe" und weiteren benötigten Feldern an.
Wie verwalte ich Uniformgrößen?
Beim Erstellen der Artikelart "Uniformen" in den Einstellungen fügen Sie ein Feld vom Typ "Auswahl (Optionen)" mit den Größen Ihres Vereins hinzu (XS, S, M, L, XL oder andere Werte). Ab dann trägt jeder Uniformposten seine Größe, und Sie können jedem Mitglied die passende Größe zuweisen.
Welcher Tarif enthält die Materialverwaltung?
Der Material-Tab ist im Standard-Tarif für Organisationen (ab 20 €/Monat) enthalten, der auch Instrumente, Importe und benutzerdefinierte Felder umfasst.
Kann ich Artikel gleichzeitig an mehrere Mitglieder ausgeben?
Ja. Die Funktion "Verteilen" für eine Artikelart ermöglicht die gleichzeitige Erstellung von Zuweisungen für mehrere Mitglieder — praktisch zu Saisonbeginn, wenn die Uniformen an die gesamte Kapelle ausgegeben werden.
Was passiert bei beschädigten oder verlorenen Artikeln?
Nutzen Sie "Ausmustern", um eine Stückzahl mit einem Grund (Defekt, Verloren oder Sonstiges) aus dem Bestand zu nehmen. Die ausgemusterte Menge wird vom verfügbaren Bestand abgezogen und der Vorgang in der Historie festgehalten.
Kann ich einen Uniformkauf mit einer Rechnung verknüpfen?
Ja. Bei einer Nachbestellung können Sie diese mit einer Lieferantenrechnung im Buchhaltungsmodul verknüpfen. Damit verbinden Sie die physische Lagerbewegung mit dem buchhalterischen Nachweis.
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