Instrumentenverwaltung für Musikvereine und Blasorchester

Öffnen Sie den Bereich "Inventar" und erfassen Sie jedes Instrument mit Marke, Modell, Seriennummer, Kaufdatum und geschätztem Wert. Wählen Sie eine Kategorie (Blechblasinstrumente, Holzblasinstrumente, Schlagzeug, Streichinstrumente, Tasteninstrumente oder Sonstiges) und notieren Sie den aktuellen Zustand. Lagerorte — Raum und Regalposition — können ebenfalls hinterlegt werden.

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, vereinsspezifische Angaben festzuhalten: Versicherungsnummer, Anschaffungsquelle, Farbmarkierung oder ob ein Koffer vorhanden ist. Jedes Instrument hat eine eigene Seite mit dem Tab "Verlauf", der alle Leihgaben, Reparaturen und Vorfälle chronologisch anzeigt.

Eine Leihgabe anlegen dauert Sekunden: Wählen Sie die ausleihende Person aus der Mitgliederliste (oder geben Sie eine externe Person ein), tragen Sie das Startdatum ein, und OPS erstellt automatisch einen Leihvertrag als PDF — zum Drucken, Herunterladen oder per E-Mail versenden. Bei der Rückgabe erfassen Sie den Zustand, fügen Fotos hinzu, und der Verlauf wird automatisch aktualisiert. Das QR-Etikett kann auf einem Dymo- oder Brother-Etikettendrucker ausgedruckt werden; wer es scannt, sieht Verfügbarkeit und aktuellen Entleiher.

Instrumente können auch gegen eine monatliche Gebühr vermietet werden. OPS erstellt dann automatisch eine Rechnungsentwurf im Buchhaltungsmodul — nützlich für Musikschulen, die Familien eine Mietgebühr in Rechnung stellen. Eine Warteliste je Instrumententyp zeigt an, wen Sie als Nächstes kontaktieren sollten, sobald ein Instrument frei wird.

Erfassen Sie eine Reparatur mit Datum, Kosten und Dienstleister, und laden Sie den Reparaturbericht als PDF hoch. Vorfälle (Schäden, fehlendes Zubehör) werden separat erfasst und bleiben im Verlauf sichtbar. Ein Wartungsintervall in Monaten lässt sich hinterlegen; die Instrumentenseite erinnert Sie an den nächsten Servicetermin.

Der Tab "Ausstattung & Sonstiges" deckt alles ab, was kein traditionelles Instrument ist: Notenständer, Gehörschutz, Mikrofone, Verstärker und andere Vereinsgegenstände. Jeder Artikel erhält eine eigene Kartei mit Fotos, Vorfällen, Reparaturen, Zuweisungshistorie und einer automatischen Inventarnummer (EQ-0001, EQ-0002…).