Dokumentenverwaltung
Dokumentenverwaltungssoftware für Musikvereine
OPS Dokumente gibt Ihrem Verein ein zentrales Archiv für alle Dateien, die er erzeugt oder erhält: Mitgliedsverträge, Leihverträge, Versicherungsnachweise, Protokolle, Korrespondenz und vieles mehr. Jedes finalisierte Dokument erhält eine dauerhafte Archivnummer, eine KI-generierte Zusammenfassung und ein optionales QR-Etikett. Verfügbar im Komplett-Tarif.
Zentrales Archiv mit automatischer Nummerierung
Jedes in OPS finalisierte Dokument erhält eine eindeutige, dauerhafte Archivnummer. Diese Nummer wird auf ein QR-Etikett gedruckt, das auf das Papierdokument geklebt werden kann: Das Scannen des Etiketts öffnet das digitale Original auf jedem Gerät. Dokumente, die von anderen Modulen erzeugt werden — Rechnungen, Leihverträge, Wartungsberichte — landen automatisch im Archiv.
Die Dokumentenliste lässt sich nach Typ, Modul, Zeitraum oder Status (Entwurf, Final, Signiert, Archiviert) filtern. Die Volltextsuche erfasst Titel, Korrespondenznamen, Datumsangaben und KI-generierte Zusammenfassungen, sodass Sie einen alten Versicherungsnachweis oder ein bestimmtes Protokoll in wenigen Tastenanschlägen finden.
KI-Klassifizierung und Massenimport
Beim Hochladen einer Datei liest die KI das Dokument und schlägt Typ, Datum, Korrespondent und eine Klartextzusammenfassung vor. Sie prüfen die Vorschläge im Posteingang, korrigieren was nötig ist und finalisieren das Dokument — dabei wird die Archivnummer vergeben. Die Funktion „Mit KI neu organisieren“ klassifiziert alle Dokumente eines bestimmten Typs auf einmal neu.
Der Massenimport ermöglicht das gleichzeitige Hochladen von bis zu 100 Dateien in einem Vorgang. Die KI verarbeitet jede Datei und legt sie im Posteingang zur Überprüfung ab. Das ist besonders nützlich bei der Migration von Papierarchiven oder nach dem Eingang eines Stapels eingescannter Dokumente.
Vorlagen, Signaturverfolgung und QR-Etiketten
DOCX- und ODT-Dokumentvorlagen mit Seriendruckfeldern ermöglichen die Erstellung von Standarddokumenten — Anmeldeverträge, Leihverträge, offizielle Briefe — vorgefüllt mit Mitglieds-, Schul- oder Instrumentendaten aus der Plattform. Vorlagen werden zentral verwaltet und können an einer Stelle für den gesamten Verein aktualisiert werden.
OPS verfolgt den Signaturstatus eines Dokuments: Sie laden die unterzeichnete Kopie hoch und der Status wechselt zu Signiert. Dabei handelt es sich um Signaturverfolgung, nicht um eine elektronische Signatur — das signierte PDF wird im Archiv genauso gespeichert, wie es vom Unterzeichner zurückgegeben wurde. Drucken Sie ein QR-Etikett (kompatibel mit Dymo- oder Brother-Etikettendruckern) aus, um das physische Original dauerhaft zu verknüpfen.
Was das Dokumentenverwaltungsmodul umfasst
Hochladen und Organisieren
Einzelne Dateien oder Stapel bis zu 100 Dateien hochladen. Nach Typ, Modul, Zeitraum oder Status filtern. Volltextsuche über Titel, Korrespondenten und KI-Zusammenfassungen.
KI-Klassifizierung
KI liest jede hochgeladene Datei und schlägt Typ, Datum, Korrespondent und Zusammenfassung vor. Im Posteingang prüfen und per Klick finalisieren.
Automatische Archivnummern
Jedes finalisierte Dokument erhält eine dauerhafte, eindeutige Archivnummer, die im PDF gestempelt und auf QR-Etiketten gedruckt wird.
QR-Etiketten
QR-Etikett für jedes finalisierte Dokument drucken. Das Scannen des Etiketts öffnet das digitale Original auf jedem Gerät mit Zugriff auf OPS.
DOCX- und ODT-Vorlagen
Standarddokumente aus Vorlagen mit Seriendruckfeldern aus Mitglieds-, Schul- oder Instrumentendaten generieren. Vorlagen werden zentral verwaltet.
Signaturverfolgung
Signierte Kopie hochladen, um ein Dokument auf Signiert zu setzen. Original und signierte Version werden nebeneinander im Archiv gespeichert.
Warum Vereine OPS für die Dokumentenverwaltung wählen
- Dauerhafte Archivnummern und QR-Etiketten verknüpfen physische und digitale Kopien
- KI liest hochgeladene Dateien und schlägt Typ, Datum und Korrespondent automatisch vor
- Massenimport von bis zu 100 Dateien in einem Vorgang
- DOCX- und ODT-Vorlagen mit Seriendruckfeldern aus Mitglieds- und Schuldaten
- Von anderen Modulen erzeugte Dokumente landen automatisch im Archiv
- Daten in Frankreich gehostet (OVH Straßburg), DSGVO-konform
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Häufige Fragen
Welche Dateitypen kann ich in OPS Dokumente speichern?
Jede Datei, die Sie hochladen können: PDFs, eingescannte Bilder, DOCX- und ODT-Dateien. Typische Dokumente sind Mitgliedsverträge, Instrumentenleihverträge, Versicherungsnachweise, Protokolle und Korrespondenz.
Ersetzt die KI-Klassifizierung eine manuelle Prüfung?
Nein. Die KI schlägt Typ, Datum, Korrespondent und eine Zusammenfassung vor, aber alles wird im Posteingang geprüft, bevor es finalisiert wird. Sie korrigieren alle Felder, bevor die Archivnummer vergeben wird.
Unterstützt OPS elektronische Signaturen?
Nein. OPS bietet nur Signaturverfolgung: Sie laden das vom Unterzeichner zurückgeschickte PDF hoch und der Dokumentstatus wechselt zu Signiert. Ein integrierter E-Signatur-Dienst ist nicht vorhanden.
Wie viele Dateien kann ich auf einmal importieren?
Der Massenimport nimmt bis zu 100 Dateien in einem Vorgang an. Bei größeren Migrationen können Sie den Vorgang in Stapeln wiederholen.
Werden von anderen Modulen erzeugte Dokumente automatisch archiviert?
Ja. Rechnungen aus dem Buchhaltungsmodul, Leihverträge aus dem Instrumentenmodul und andere von der Plattform erzeugte Dokumente landen automatisch im Dokumentenarchiv mit dem passenden Typ und Links zum zugehörigen Datensatz.
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