Mitglieder aus einer Excel-Tabelle importieren
Wenn Sie OPS zum ersten Mal einrichten oder Ihr Verein die Mitgliederliste bereits in einer Tabellenkalkulation führt, können Sie diese direkt über den Mitglieder-Import in OPS laden. Der Import liest eine Excel-Datei (.xlsx oder .xls), die der offiziellen Vorlage entspricht: Sie füllen die Spalten aus, laden die Datei hoch und OPS erstellt pro Zeile einen Mitgliedseintrag. Der Import ist additiv — er fügt neue Zeilen hinzu und löscht oder überschreibt keine bestehenden Mitglieder. Nach dem Import kann jedes Mitglied eingeladen werden, sein Konto zu aktivieren.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen ein Administratorkonto auf der Plattform haben.
- Der Mitglieder-Import ist in den Tarifen Standard und Full verfügbar.
Schritte
Den Bereich Mitglieder öffnen
Klicken Sie in der linken Navigation auf „Mitglieder“. Die Mitgliederliste öffnet sich standardmäßig auf dem Tab „Musiker“.
Die Importvorlage herunterladen
Klicken Sie in der Symbolleiste oben rechts auf die Schaltfläche „Import“ (nur für Administratoren sichtbar). Ein Fenster öffnet sich. Klicken Sie im ersten Schritt auf „Vorlage herunterladen (.xlsx)“, um die offizielle Excel-Vorlage auf Ihrem Computer zu speichern.
Die Vorlage ausfüllen
Öffnen Sie die Vorlage in Excel oder einer kompatiblen Anwendung. Jede Zeile entspricht einem Mitglied. Füllen Sie die Spalten aus: Nachname, Vorname, E-Mail, Telefon, Adresse und weitere Felder der Vorlage. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Ändern Sie die Spaltenüberschriften nicht. Speichern Sie die Datei als .xlsx oder .xls, wenn Sie fertig sind.
Die ausgefüllte Datei hochladen
Zurück in OPS: Ziehen Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei im zweiten Schritt des Import-Fensters in den Upload-Bereich, oder klicken Sie darauf, um einen Dateiauswähler zu öffnen. Nur .xlsx- und .xls-Dateien werden akzeptiert.
Importergebnisse prüfen
OPS verarbeitet die Datei und zeigt eine Zusammenfassung: wie viele Mitglieder importiert wurden und, falls Zeilen Fehler enthielten, welche Zeilennummern betroffen sind und warum. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen; gültige Zeilen werden importiert. Korrigieren Sie Fehler in Ihrer Tabelle und laden Sie sie erneut hoch.
Importierte Mitglieder zur Kontoaktivierung einladen
Nach dem Import erscheinen die neuen Mitglieder in der Liste mit dem Status „Kein Konto“. Um ihnen den Login zu ermöglichen, verwenden Sie „Einladungslink“ in der Mitgliederzeile, um einen persönlichen Registrierungslink zu erstellen, oder nutzen Sie die Einladungs-E-Mail-Funktion der Plattform. Jedes Mitglied klickt auf den Link, um sein Passwort festzulegen und sein Profil zu vervollständigen.
Tipps
- Verwenden Sie die Kopfzeile der Vorlage genau wie vorgegeben — umbenennen, umsortieren oder löschen Sie keine Spalten, da der Import auf den Spaltennamen basiert.
- Wenn eine E-Mail-Adresse bereits registriert ist, wird diese Zeile übersprungen, um doppelte Konten zu vermeiden. Bereinigen Sie Ihre Tabelle vor dem Import.
- Benutzerdefinierte Felder, die Sie in der Administration definiert haben, erscheinen als zusätzliche Spalten in der Vorlage und können so beim ersten Import befüllt werden.
Häufige Fragen
Kann ich Mitglieder aus einer CSV-Datei importieren?
Nein. Der Mitglieder-Import erfordert eine Excel-Datei (.xlsx oder .xls). Laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie sie hoch. CSV-Dateien werden nicht akzeptiert.
Überschreibt der Import vorhandene Mitgliedsdaten?
Nein. Der Import ist additiv. Er erstellt neue Mitgliedseinträge und überspringt Zeilen, deren E-Mail-Adresse bereits im System vorhanden ist. Bestehende Mitglieder werden nicht verändert.
Was passiert, wenn eine Zeile einen Fehler enthält?
Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und der Importbericht listet Zeilennummer und Grund auf. Die anderen Zeilen werden normal importiert. Korrigieren Sie den Fehler in Ihrer Tabelle und laden Sie sie erneut hoch.
Gibt es eine Obergrenze für importierbare Mitglieder?
Die Plattform setzt je nach Tarif eine Mitgliederzahl-Obergrenze: bis zu 40 im Standard-Tarif, bis zu 100 im Full-Tarif. Überschreitet Ihre Tabelle das Limit, stoppt der Import und meldet die Überschreitung. Wechseln Sie in einen höheren Tarif oder reduzieren Sie die Zeilenanzahl vor dem Import.
Kann ich Musikschüler auf die gleiche Weise importieren?
Der Mitglieder-Import erstellt Einträge vom Typ Musiker. Schüler des Schulmoduls werden separat über den Tab „Schulverwaltung“ eingeschrieben. Wenden Sie sich an Ihren OPS-Administrator, wenn Sie Schüler in großer Zahl einschreiben möchten.