Das Elternportal für einen Musikschüler einrichten
Das Elternportal gibt Familien schreibgeschützten Zugriff auf den Stundenplan, Noten, Rechnungen und weitere Informationen ihres Kindes — ohne Anruf im Sekretariat. Die Einrichtung dauert pro Schüler etwa zwei Minuten: öffnen Sie die Einschreibung, geben Sie die Kontaktdaten der Eltern ein und versenden Sie entweder eine Einladungs-E-Mail oder drucken Sie einen QR-Code zur Übergabe bei der Anmeldung. Ein Elternkonto kann mit mehreren Kindern verknüpft werden — Geschwister benötigen nur eine Einladung. Das Elternportal ist Teil des Schulmoduls im Full-Tarif. Hinweis: Die Buchhaltungsfunktionen in OPS sind auf das französische Vereinsrecht ausgerichtet und eignen sich besonders für Vereine im Elsass oder mit Verbindungen nach Frankreich.
Bevor Sie beginnen
- Ihre Organisation muss den Full-Tarif nutzen und das Schulmodul aktiviert haben.
- Sie müssen Schuladministrator sein oder Administrationsrechte auf der Plattform haben.
- Der Schüler muss bereits für das aktuelle Schuljahr eingeschrieben sein.
Schritte
Schulverwaltung öffnen und Schüler suchen
Klicken Sie in der linken Navigation auf „Schulverwaltung“. Wechseln Sie zum Tab „Einschreibungen“ und wählen Sie das Schuljahr aus. Suchen Sie die Zeile des Schülers in der Liste.
Prüfen, ob die Kontaktdaten der Eltern mit denen des Schülers übereinstimmen
Öffnen Sie die Schülerkartei (klicken Sie auf den Namen des Schülers oder das Bearbeitungssymbol). Im Abschnitt „Elternteil / Erziehungsberechtigter“: Wenn Adresse, Telefon und E-Mail der Eltern mit denen des Schülers übereinstimmen, aktivieren Sie „Gleiche Kontaktdaten wie Schüler“. Die Felder werden automatisch ausgefüllt. Nur der Name der Eltern muss separat eingegeben werden. Bei abweichenden Kontaktdaten füllen Sie diese manuell aus.
Einladungsweg für die Eltern wählen
Zurück in der Einschreibungsliste zeigt die Zeile zwei Aktionsschaltflächen für das Elternportal. Verwenden Sie „Einladung an Elternplattform senden / erneut senden“, um direkt an die E-Mail-Adresse der Eltern zu senden. Der Link in dieser E-Mail ist 72 Stunden gültig und ermöglicht den Eltern, ihr Passwort festzulegen. Wenn die Eltern keinen E-Mail-Zugang haben oder Sie bei der Anmeldung etwas Physisches übergeben möchten, verwenden Sie stattdessen „Eltern-Zugangs-PDF herunterladen (QR-Code)“.
Das Zugangs-PDF übergeben (Alternative zur E-Mail)
Das Zugangs-PDF enthält die Plattform-URL, die Zugangsdaten der Eltern und einen QR-Code, den sie auf jedem Smartphone scannen können, um direkt zur Registrierungsseite zu gelangen. Drucken Sie das PDF aus und übergeben Sie es den Eltern am Anmeldetresen oder legen Sie es den Einschreibungsunterlagen bei.
Bestätigen, dass das Elternportal aktiv ist
Sobald die Eltern ihr Konto über den Einladungslink oder QR-Code erstellt haben, zeigt die Schülerkartei „Elternportal aktiv — ein Elternkonto ist mit diesem Schüler verknüpft“. Die Eltern können sich jetzt unter app.ops-music.com oder über OPS Mobile einloggen, um Stundenplan, Noten und Rechnungen des Kindes einzusehen.
Ein zweites Kind verknüpfen (optional)
Wenn dasselbe Elternteil ein weiteres Kind eingeschrieben hat, öffnen Sie die Kartei dieses Schülers und folgen Sie denselben Schritten mit derselben E-Mail-Adresse der Eltern. Die Plattform erkennt das bestehende Konto und verknüpft das zweite Kind damit. Das Elternportal zeigt oben eine Auswahl zum Wechseln zwischen den Kindern.
Tipps
- Wenn die E-Mail der Eltern mit der des Schülers übereinstimmt — häufig bei jungen Alleinlernenden — funktioniert die Einladung trotzdem. Das Elternportal und das Plattformkonto des Schülers sind separate Rollen und können dieselbe E-Mail-Adresse teilen.
- Wenn die Eltern den Zugang verlieren oder der Einladungslink abläuft (72 Stunden), verwenden Sie erneut „Einladung an Elternplattform senden / erneut senden“, um einen neuen Link auszustellen.
- Das Portal ist für Eltern schreibgeschützt: Sie sehen die Anwesenheit, können sie aber nicht bearbeiten. Nur Eltern können Übungsprotokolle hinzufügen und Kommentare für die Lehrkraft hinterlassen.
Häufige Fragen
Was können Eltern im Portal sehen?
Eltern sehen die bevorstehenden Stunden der nächsten 60 Tage, Kurse des Kindes, Materialien der Lehrkraft, Noten und Halbjahresdurchschnitte, Zeugnisse als PDF, Rechnungen, Einschreibungsverträge und aktuell ausgeliehene Instrumente. Die Anwesenheit wird schreibgeschützt angezeigt.
Kann ein Elternkonto mehrere Kinder abdecken?
Ja. Verknüpfen Sie die Einschreibung jedes Kindes mit derselben Eltern-E-Mail-Adresse. Das Portal zeigt oben eine Kindauswahl, mit der die Eltern mit einem Tippen zwischen ihren Kindern wechseln.
Kann ich Eltern ohne E-Mail-Adresse einladen?
Laden Sie das Zugangs-PDF mit QR-Code herunter und übergeben Sie es persönlich. Die Eltern scannen den QR-Code auf einem beliebigen Smartphone, um ohne E-Mail-Einladung zur Registrierungsseite zu gelangen.
Erhalten Eltern Push-Benachrichtigungen?
Ja, auf OPS Mobile (iPhone). Eltern erhalten Push-Benachrichtigungen für abgesagte oder verschobene Stunden, neue Materialien der Lehrkraft, veröffentlichte Noten und Nachrichten.
Ist das Elternportal im Standard-Tarif verfügbar?
Nein. Das Elternportal ist Teil des Schulmoduls, das ausschließlich im Full-Tarif (ab 30 €/Monat für Organisationen) enthalten ist.