Lieferantenrechnungen mit KI scannen und importieren
Lieferantenrechnungen von Hand einzugeben — Datum, Lieferant, Positionen, Mehrwertsteuerbeträge und Summen abtippen — ist zeitaufwendig und fehleranfällig. In OPS laden Sie die PDF-Datei hoch, die KI liest die Rechnung und füllt alle Felder vor, anschließend prüfen Sie die extrahierten Daten vor dem Speichern. Die Original-PDF wird neben dem Buchungssatz gespeichert, sodass der Prüfer sie jederzeit abrufen kann. Da OPS nach dem französischen Plan Comptable Général (PCG) bucht, ist dieses Modul insbesondere für Vereine in Frankreich vorgesehen, etwa im Elsass oder in Moselle. Diese Anleitung führt Sie vom Öffnen des Import-Fensters bis zur Validierung und Zahlungserfassung, einschliesslich des Brutto-/Netto-Banners, der Sie warnt, wenn Preise mit der falschen MwSt.-Basis ausgelesen wurden.
Bevor Sie beginnen
- Komplett-Tarif-Abonnement (Buchhaltungsmodul erforderlich)
- Schreibberechtigung für das Buchhaltungsmodul in Ihrem OPS-Konto
- Eine PDF-Datei der zu erfassenden Lieferantenrechnung
Schritte
Buchhaltung öffnen und zu Lieferantenrechnungen navigieren
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Buchhaltung“. Wählen Sie das entsprechende Geschäftsjahr im Selektor und klicken Sie dann auf den Reiter „Lieferantenrechnungen“.
Import-Fenster öffnen
Klicken Sie auf „Rechnung importieren“. Das Fenster „Lieferantenrechnung importieren“ öffnet sich mit zwei Schritten: „Rechnung hochladen“ und „Daten prüfen“.
PDF hochladen
Im Schritt „Rechnung hochladen“ legen Sie Ihre PDF-Datei auf den Upload-Bereich ab oder klicken Sie, um sie von Ihrem Gerät auszuwählen. Sobald die Datei ausgewählt ist, analysiert die KI die Rechnung automatisch. Während der Analyse sehen Sie „KI-Analyse läuft…“.
Extrahierte Daten prüfen
Nach Abschluss der Analyse wechselt das Fenster zum Schritt „Daten prüfen“. Prüfen Sie Lieferant (die KI schlägt möglicherweise eine Übereinstimmung aus Ihrer Geschäftspartner-Liste vor), Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze und Summen. Ein Banner bestätigt, ob die Preise als Bruttopreise (TTC) oder Nettopreise (HT) ausgelesen wurden — vergleichen Sie dies mit der Papierrechnung.
Rechnung speichern
Wenn Sie die Rechnung sofort buchen möchten, klicken Sie auf „Speichern und validieren“. Müssen Sie erst noch etwas prüfen, klicken Sie auf „Als Entwurf speichern“ — die Rechnung wird gespeichert, aber noch keine Buchung erstellt.
Entwurf validieren (wenn als Entwurf gespeichert)
Um eine Entwurfsrechnung in die Bücher zu buchen, öffnen Sie sie aus der Liste „Lieferantenrechnungen“ und klicken Sie auf „Validieren“. Damit wird der Buchungssatz erstellt (Soll Aufwandskonto, Haben Lieferantenkonto) und mit der gespeicherten PDF verknüpft.
Zahlung erfassen
Nach der Validierung klicken Sie auf „Zahlung erfassen“, wählen Zahlungsmethode und Kassenkonto und speichern. Der Rechnungsstatus wechselt auf Bezahlt und ein Zahlungsbuchungssatz wird erstellt.
Tipps
- Wenn die KI den Lieferantennamen nicht lesen konnte, tippen Sie die ersten Buchstaben in das Lieferantenfeld — OPS durchsucht Ihre vorhandenen Geschäftspartner und schlägt die nächste Übereinstimmung vor.
- Bei einem grossen Stapel Rechnungen verwenden Sie stattdessen den „Massenimport“-Button im Reiter Lieferantenrechnungen — Sie können bis zu 50 PDFs auf einmal ablegen, und die KI verarbeitet sie im Hintergrund.
- „Als Entwurf speichern“ ist nützlich, wenn Sie die Rechnung vor der Warenlieferung erhalten: speichern, Lieferung prüfen, dann validieren.
Häufige Fragen
Wird die Original-PDF nach der Validierung aufbewahrt?
Ja. Die hochgeladene PDF wird im Dokumentenarchiv gespeichert und mit dem Buchungssatz verknüpft. Sie können sie über die Liste der Lieferantenrechnungen oder über den Reiter „Buchungen“ abrufen.
Was bedeutet der Brutto-/Netto-Banner (TTC/HT)?
Er zeigt an, ob die KI die Positionsbeträge als Bruttopreise (TTC, inkl. MwSt.) oder Nettopreise (HT, ohne MwSt.) ausgelesen hat. Stimmt die Lesart nicht mit der Rechnung überein, klicken Sie auf den Banner, um die Interpretation zu wechseln und die Summen zu korrigieren.
Was geschieht, wenn die KI-Analyse fehlschlägt?
Wenn die KI die Rechnung nicht auslesen konnte, bleiben die Felder im Schritt „Daten prüfen“ leer. Sie können sie manuell ausfüllen und wie gewohnt fortfahren — die PDF wird trotzdem neben dem Buchungssatz gespeichert.
Können Rechnungen in einer anderen Währung als Euro importiert werden?
Das Buchhaltungsmodul ist für französische Vereine konzipiert und bucht Beträge in Euro. Rechnungen in anderen Währungen müssen vor der Erfassung in Euro umgerechnet werden.