Comment scanner et importer une facture fournisseur avec l'IA dans OPS
Saisir les factures fournisseurs à la main — recopier la date, le fournisseur, les lignes, les montants de TVA et les totaux — est fastidieux et source d'erreurs. Dans OPS, vous téléversez le PDF, l'IA lit la facture et pré-remplit tous les champs, puis vous vérifiez les données extraites avant d'enregistrer. Le PDF original est conservé aux côtés de l'écriture comptable afin que le contrôleur puisse le retrouver à tout moment. Ce guide couvre le flux complet de l'ouverture de la fenêtre d'import à la validation et à l'enregistrement du paiement, et explique le bandeau de réconciliation TTC/HT qui vous avertit si les prix ont été lus avec la mauvaise base TVA.
Avant de commencer
- Un abonnement forfait Complet (module comptabilité requis)
- Droit d'écriture sur le module Comptabilité dans votre compte OPS
- Un fichier PDF de la facture fournisseur à enregistrer
Étapes
Ouvrir la Comptabilité et accéder aux Factures fournisseurs
Cliquez sur « Comptabilité » dans le menu latéral gauche. Sélectionnez l'exercice concerné dans le sélecteur d'exercice, puis cliquez sur l'onglet « Factures fournisseurs ».
Ouvrir la fenêtre d'import
Cliquez sur « Importer une facture ». La fenêtre « Importer une facture fournisseur » s'ouvre et présente deux étapes : « Télécharger la facture » et « Vérifier les données ».
Téléverser le PDF
À l'étape « Télécharger la facture », déposez votre PDF dans la zone d'upload ou cliquez pour le sélectionner depuis votre appareil. Une fois le fichier choisi, l'IA analyse la facture automatiquement. Vous verrez « Analyse IA en cours… » pendant l'opération.
Vérifier les données extraites
Quand l'analyse est terminée, la fenêtre passe à l'étape « Vérifier les données ». Vérifiez le fournisseur (l'IA peut suggérer une correspondance dans votre liste de tiers), le numéro de facture, la date, les lignes, les taux de TVA et les totaux. Si le fournisseur n'est pas reconnu, sélectionnez-le ou créez-le. Un bandeau confirme si les prix ont été lus TTC ou HT — vérifiez avec la facture papier.
Enregistrer la facture
Si vous souhaitez comptabiliser la facture immédiatement, cliquez sur « Valider directement ». Si vous avez besoin de vérifier quelque chose, cliquez sur « Enregistrer brouillon » — la facture est sauvegardée mais aucune écriture n'est encore passée.
Valider le brouillon (si enregistré en brouillon)
Pour comptabiliser une facture en brouillon, ouvrez-la depuis la liste des « Factures fournisseurs » et cliquez sur « Valider ». L'écriture comptable est passée (débit du compte de charge, crédit du compte fournisseur) et liée au PDF stocké.
Enregistrer le paiement
Une fois la facture validée, cliquez sur « Enregistrer paiement », sélectionnez le mode de paiement et le compte de trésorerie, puis enregistrez. Le statut de la facture passe à Payée et une écriture de paiement est passée.
Conseils
- Si l'IA n'a pas pu lire le nom du fournisseur, saisissez les premières lettres dans le champ fournisseur — OPS recherche dans vos tiers existants et suggère la correspondance la plus proche.
- Pour un lot important de factures, utilisez plutôt le bouton « Import en masse » dans l'onglet Factures fournisseurs — vous pouvez déposer jusqu'à 50 PDF en même temps et l'IA les traite en arrière-plan.
- L'option « Enregistrer brouillon » est utile quand vous recevez la facture avant les marchandises : sauvegardez-la, vérifiez la réception, puis validez.
Questions fréquentes
Le PDF original est-il conservé après la validation de la facture ?
Oui. Le PDF téléversé est stocké dans l'archive documentaire et lié à l'écriture comptable. Vous pouvez le retrouver depuis la liste des Factures fournisseurs ou depuis l'onglet Écritures.
Que signifie le bandeau TTC/HT ?
Il indique si l'IA a lu les montants des lignes en tant que prix toutes taxes comprises (TTC) ou hors taxes (HT). Si la lecture ne correspond pas à la facture, cliquez sur le bandeau pour changer l'interprétation et corriger les totaux.
Que se passe-t-il si l'analyse IA échoue ?
Si l'IA n'a pas pu lire la facture, les champs seront vides à l'étape « Vérifier les données ». Vous pouvez les remplir manuellement et continuer normalement — le PDF est tout de même stocké aux côtés de l'écriture.
Peut-on importer des factures dans une devise autre que l'euro ?
Le module comptabilité est conçu pour les associations françaises et enregistre les montants en euros. Les factures libellées dans d'autres devises doivent être converties en euros avant la saisie.