Gestion documentaire (GED)
Logiciel de gestion documentaire pour associations
OPS Documents offre à votre association un archivage centralisé pour tous ses fichiers : contrats d'adhésion, contrats de prêt, attestations d'assurance, procès-verbaux, courriers et plus encore. Chaque document finalisé reçoit un numéro d'archive permanent, un résumé généré par IA et une étiquette QR optionnelle. Secrétaires, trésoriers et administrateurs retrouvent n'importe quel document en quelques secondes. Disponible avec le forfait Complet.
Un archivage centralisé avec numérotation automatique
Chaque document finalisé dans OPS reçoit un numéro d'archive unique et permanent. Ce numéro est imprimé sur une étiquette QR qui peut être collée sur le document physique : scanner l'étiquette renvoie vers l'original numérique depuis n'importe quel appareil. Les documents générés par d'autres modules — factures, contrats de prêt, rapports d'entretien — arrivent dans l'archive automatiquement.
La liste des documents se filtre par type, module, période ou statut (Brouillon, Final, Signé, Archivé). La recherche plein texte couvre les titres, les noms de correspondants, les dates et les résumés générés par IA, ce qui permet de retrouver une attestation d'assurance ou un procès-verbal en quelques frappes.
Analyse IA et import en masse
Lors du dépôt d'un fichier, l'IA lit le document et suggère le type, la date, le correspondant et un résumé en texte libre. Vous vérifiez les suggestions dans la Boîte de réception, corrigez ce qui doit l'être, puis finalisez le document — ce qui lui attribue son numéro d'archive. La fonction « Réorganiser avec l'IA » reclasse en masse tous les documents d'un type donné.
L'import en masse permet de déposer jusqu'à 100 fichiers en une seule opération. L'IA traite chacun et les place dans la Boîte de réception pour relecture. C'est particulièrement utile lors de la migration d'archives papier ou après la réception d'un lot de documents scannés.
Modèles, suivi de signature et étiquettes QR
Les modèles de documents au format DOCX et ODT avec champs de fusion permettent de générer des documents types — contrats d'inscription, contrats de prêt, courriers officiels — pré-remplis avec les données membres, instruments ou école de la plateforme. Les modèles sont gérés centralement et peuvent être mis à jour en un seul endroit pour toute l'association.
OPS suit le statut de signature d'un document : vous déposez la copie signée et le statut passe à Signé. Il s'agit d'un suivi de signature, non d'une signature électronique — le PDF signé est stocké dans l'archive tel que retourné par le signataire. Imprimez une étiquette QR (compatible avec les imprimantes Dymo ou Brother) pour coller un lien permanent sur l'original papier.
Ce que couvre le module de gestion documentaire
Dépôt et organisation
Déposez des fichiers unitaires ou des lots jusqu'à 100 fichiers. Filtrez par type, module, période ou statut. Recherche plein texte sur titres, correspondants et résumés IA.
Classification IA
L'IA lit chaque fichier déposé et suggère le type, la date, le correspondant et un résumé. Vérifiez dans la Boîte de réception et finalisez en un clic.
Numérotation automatique
Chaque document finalisé reçoit un numéro d'archive permanent et unique, tamponné dans le PDF et imprimé sur l'étiquette QR pour le classement physique.
Étiquettes QR
Imprimez une étiquette QR pour tout document finalisé. Scanner l'étiquette ouvre l'original numérique depuis n'importe quel appareil connecté à OPS.
Modèles DOCX et ODT
Générez des documents types à partir de modèles avec champs de fusion pré-remplis avec les données membres, école ou instruments. Modèles gérés centralement.
Suivi de signature
Déposez la copie signée d'un document pour le passer en statut Signé. L'original et la version signée sont conservés côte à côte dans l'archive.
Pourquoi les associations choisissent OPS pour leur GED
- Numéros d'archive permanents et étiquettes QR pour lier copies physiques et numériques
- L'IA lit les fichiers déposés et suggère type, date et correspondant automatiquement
- Import en masse jusqu'à 100 fichiers en une seule opération
- Modèles DOCX et ODT avec champs de fusion issus des données membres et école
- Les documents générés par les autres modules arrivent dans l'archive automatiquement
- Données hébergées en France sur les serveurs OVH (Strasbourg), conformité RGPD
Tutoriels pas à pas
Questions fréquentes
Quels types de documents puis-je stocker dans OPS Documents ?
Tout fichier que vous pouvez télécharger : PDF, images scannées, fichiers DOCX et ODT. Les documents typiques incluent les contrats d'adhésion, les contrats de prêt d'instruments, les attestations d'assurance, les procès-verbaux et les courriers.
La classification IA remplace-t-elle une vérification humaine ?
Non. L'IA suggère le type, la date, le correspondant et un résumé, mais tout est vérifié dans la Boîte de réception avant finalisation. Vous corrigez chaque champ avant d'attribuer le numéro d'archive.
OPS propose-t-il la signature électronique ?
Non. OPS assure uniquement le suivi de signature : vous déposez le PDF signé par le destinataire et le statut du document passe à Signé. Il n'existe pas de service de signature électronique intégré.
Combien de fichiers puis-je importer en une seule fois ?
L'import en masse accepte jusqu'à 100 fichiers en une seule opération. Pour les migrations plus importantes, vous pouvez répéter l'opération par lots.
Les documents générés par d'autres modules sont-ils automatiquement archivés ?
Oui. Les factures générées dans le module Comptabilité, les contrats de prêt du module Instruments et les autres documents générés par la plateforme arrivent automatiquement dans l'archive, avec le type approprié et des liens vers l'enregistrement concerné.
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