Vereinsdokumente mit automatischer Archivnummer in OPS archivieren
Ein gut geführter Verein muss jedes Dokument — einen Vertrag, eine Versicherungsbescheinigung, einen Förderbescheid — auch Jahre nach der Ablage wiederfinden. OPS weist jedem finalisierten Dokument eine eindeutige Archivnummer zu (zum Beispiel ORG-2026-0042), damit Sie es jederzeit abrufen können. Sie können Dokumente einzeln oder in Stapeln von bis zu hundert Dateien hochladen. Die KI analysiert jede Datei, schlägt einen Dokumententyp vor und extrahiert Datum und Korrespondent, sodass Sie nur bestätigen, statt alles von Hand einzugeben. Diese Anleitung führt Sie vom Hochladen einer Datei bis zum Drucken eines QR-Etiketts für das Papierdokument.
Bevor Sie beginnen
- Komplett-Tarif-Abonnement (Dokumentenmodul erforderlich)
- Schreibberechtigung für das Dokumentenmodul in Ihrem OPS-Konto
- Die zu archivierende(n) Datei(en) (PDF empfohlen)
Schritte
Dokumentenmodul öffnen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Dokumente“. Das Modul öffnet sich im „Posteingang“ — der Warteschlange der Dokumente, die noch bestätigt und finalisiert werden müssen.
Datei hochladen oder Massenimport starten
Um ein einzelnes Dokument hochzuladen, klicken Sie in der Seitenleiste auf „Neu“ und legen Sie Ihre Datei ab oder wählen Sie sie aus. Um mehrere Dateien auf einmal zu importieren, klicken Sie auf „Massenimport“ und legen Sie bis zu hundert Dateien auf der Upload-Fläche ab.
KI-Analyse abwarten
Nach dem Hochladen führt OPS eine KI-Analyse für jede Datei durch. Neben der Dokumentzeile erscheint „KI-Analyse läuft…“. Die KI extrahiert Dokumententyp, Datum, Korrespondent (Absender oder Empfänger) und eine kurze Zusammenfassung.
Extrahierte Informationen prüfen
Öffnen Sie ein Dokument aus dem „Posteingang“, um das KI-Analyse-Panel anzuzeigen. Prüfen Sie Dokumententyp, Datum, Korrespondent und Richtung (eingehend oder ausgehend). Bearbeiten Sie Felder, die nicht korrekt erkannt wurden. Sie können das Dokument auch mit einem Mitglied, einem Instrument oder einem Vertrag im System verknüpfen.
Bestätigen und finalisieren
Wenn die Angaben stimmen, klicken Sie auf „Bestätigen und finalisieren“. OPS weist dem Dokument eine eindeutige Archivnummer zu, verschiebt es aus dem Posteingang und speichert es dauerhaft im Archiv. Die Archivnummer kann nach diesem Schritt nicht mehr geändert werden.
QR-Etikett für das Papierdokument drucken (optional)
Wenn Sie das Papieroriginal etikettieren möchten, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf „Etikett“. OPS erzeugt ein druckbares Etikett (Standardformat 62 × 29 mm, kompatibel mit Brother-QL-Etikettendruckern) mit Archivnummer und QR-Code. Durch Scannen des Codes öffnet sich das digitale Dokument direkt.
Tipps
- Verwenden Sie „Massenimport“ für die Ersterfassung eines bestehenden Papierarchivs — hundert gescannte PDFs auf einmal abzulegen spart Zeit, und die KI kann die meisten davon ohne manuelle Eingabe klassifizieren.
- Die KI-Analyse ist vor der Finalisierung nicht zwingend erforderlich — wenn Sie sie überspringen möchten, können Sie die Felder manuell ausfüllen und direkt im Dokument auf „Finalisieren“ klicken.
- Für wiederkehrende Dokumententypen wie Versicherungsbescheinigungen oder Kontoauszüge legen Sie im Reiter „Vorlagen“ eine Vorlage an, damit Typ und Korrespondent bei künftigen Importen automatisch vorausgefüllt werden.
Häufige Fragen
Was ist eine Archivnummer und warum ist sie wichtig?
Die Archivnummer (z. B. ORG-2026-0042) ist ein eindeutiger, fortlaufender Bezeichner, der bei der Finalisierung eines Dokuments vergeben wird. Er ändert sich nie, sodass Sie ihn in der Korrespondenz angeben, auf den Papierordner schreiben und das digitale Dokument jederzeit per Suche wiederfinden können.
Kann ich ein Dokument nach der Finalisierung noch bearbeiten?
Die Metadaten (Titel, Typ, Datum, Notizen) können auch nach der Finalisierung bearbeitet werden. Die Archivnummer und die gespeicherte Datei selbst können nicht geändert werden — wenn Sie die Datei ersetzen müssen, laden Sie ein neues Dokument hoch und verknüpfen Sie es mit dem Original.
Unterstützt OPS elektronische Signaturen?
OPS verfolgt den Signaturstatus: Sie können ein Dokument als signiert markieren und die signierte Kopie anhängen. Die Plattform bietet keinen eigenen E-Signatur-Dienst — holen Sie die Unterschrift ausserhalb von OPS ein und laden Sie dann die signierte PDF hoch.
Wie viele Dateien können auf einmal importiert werden?
In einem einzigen Massenimport können bis zu hundert Dateien abgelegt werden. Für grössere Mengen führen Sie mehrere Importe nacheinander durch.
Sind Dokumente über die mobile App zugänglich?
Im Archiv gespeicherte Dokumente sind über OPS Mobile abrufbar. Der QR-Code-Scanner der mobilen App kann ein Dokument auch direkt durch Scannen seines Etiketts öffnen.