Comment archiver des documents avec numérotation automatique dans OPS
Une association bien gérée doit pouvoir retrouver n'importe quel document — un contrat, une attestation d'assurance, une lettre de subvention — des années après son classement. OPS attribue à chaque document finalisé un numéro d'archive unique (par exemple ORG-2026-0042) afin de le retrouver à tout moment. Vous pouvez téléverser des documents un par un ou par lots allant jusqu'à cent fichiers. L'IA analyse chaque fichier, suggère un type de document et extrait la date et le correspondant, de sorte que vous confirmez plutôt que vous retapez tout de zéro. Ce guide vous accompagne du téléversement d'un fichier jusqu'à l'impression d'une étiquette QR pour l'exemplaire papier.
Avant de commencer
- Un abonnement forfait Complet (module documents requis)
- Droit d'écriture sur le module Documents dans votre compte OPS
- Le ou les fichiers à archiver (PDF recommandé)
Étapes
Ouvrir le module Documents
Cliquez sur « Documents » dans le menu latéral gauche. Le module s'ouvre sur la « Boîte de réception » — la file d'attente des documents à confirmer et finaliser.
Téléverser un fichier ou lancer un import en masse
Pour téléverser un seul document, cliquez sur « Nouveau » dans la barre latérale et déposez ou sélectionnez votre fichier. Pour importer plusieurs fichiers en même temps, cliquez sur « Import en masse » et déposez jusqu'à cent fichiers dans la zone d'upload.
Attendre l'analyse IA
Après le téléversement, OPS lance une analyse IA sur chaque fichier. Vous verrez « Analyse IA en cours… » à côté de la ligne du document. L'IA extrait le type de document, la date, le correspondant (expéditeur ou destinataire) et un bref résumé.
Vérifier les informations extraites
Ouvrez un document depuis la « Boîte de réception » pour afficher le panneau d'analyse IA. Vérifiez le type de document, la date, le correspondant et le sens (entrant ou sortant). Modifiez les champs qui n'auraient pas été correctement reconnus. Vous pouvez également lier le document à un membre, un instrument ou un contrat dans le système.
Confirmer et finaliser
Lorsque les informations sont correctes, cliquez sur « Confirmer et finaliser ». OPS attribue un numéro d'archive unique au document, le sort de la Boîte de réception et le conserve définitivement dans l'archive. Le numéro d'archive ne peut plus être modifié après cette étape.
Imprimer une étiquette QR pour l'exemplaire papier (optionnel)
Si vous devez étiqueter l'original papier, ouvrez le document et cliquez sur « Étiquette ». OPS génère une étiquette imprimable (format par défaut 62 × 29 mm, compatible avec les imprimantes Brother QL) portant le numéro d'archive et un QR code. Scanner le code ouvre directement le document numérique.
Conseils
- Utilisez « Import en masse » pour le versement initial d'un fonds d'archives papier — déposer cent PDF numérisés en une seule fois fait gagner du temps, et l'IA peut classer la majorité d'entre eux sans intervention manuelle.
- L'analyse IA n'est pas obligatoire avant la finalisation — si vous préférez la passer, vous pouvez remplir les champs manuellement et cliquer directement sur « Finaliser » sur le document.
- Pour les types de documents récurrents comme les attestations d'assurance ou les relevés bancaires, créez un modèle dans l'onglet « Modèles » afin que le type et le correspondant soient pré-remplis automatiquement lors des prochains imports.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un numéro d'archive et pourquoi est-il important ?
Le numéro d'archive (par exemple ORG-2026-0042) est un identifiant unique et séquentiel attribué lors de la finalisation d'un document. Il ne change jamais, ce qui vous permet de le citer dans vos correspondances, de l'inscrire sur la chemise papier et de retrouver toujours la copie numérique en le recherchant.
Puis-je modifier un document après l'avoir finalisé ?
Vous pouvez toujours modifier les métadonnées (titre, type, date, notes) après la finalisation. Le numéro d'archive et le fichier stocké ne peuvent pas être modifiés — si vous devez remplacer le fichier, téléversez un nouveau document et liez-le à l'original.
OPS prend-il en charge la signature électronique ?
OPS suit le statut de signature : vous pouvez marquer un document comme signé et joindre la version signée. La plateforme ne propose pas de service de signature électronique — si vous avez besoin d'une signature, recueillez-la en dehors d'OPS puis joignez le PDF signé.
Combien de fichiers peut-on importer en une seule fois ?
Vous pouvez déposer jusqu'à cent fichiers dans un seul import en masse. Pour des volumes plus importants, effectuez plusieurs imports successifs.
Les documents sont-ils accessibles depuis l'application mobile ?
Les documents stockés dans l'archive sont accessibles depuis OPS Mobile. Le scanner de QR codes intégré à l'application mobile permet également d'ouvrir directement un document en scannant son étiquette.