Uniformverwaltung im Musikverein: Artikelart, Bestand und Zuweisungen in OPS
Vor jedem Umzug oder Konzert muss jemand wissen, welche Uniform bei welchem Mitglied ist, welche Größe sie hat und ob sie zurückgekommen ist. OPS erledigt das im Tab "Material" des Bereichs "Inventar". Sie legen zunächst eine Artikelart "Uniformen" mit den benötigten benutzerdefinierten Feldern an, erfassen dann Ihren Bestand und verteilen die Artikel schließlich über die Schaltfläche "Zuweisen" an Mitglieder. Diese Anleitung führt Sie durch die vollständige Einrichtung von Grund auf und zeigt, wie Sie prüfen, wer aktuell eine Uniform hat. Hinweis: OPS ist ein französisches System — das Buchhaltungsmodul folgt dem PCG und eignet sich besonders für Vereine in Frankreich, darunter das Elsass.
Bevor Sie beginnen
- Standard-Tarif oder höher (Organisationskonto)
- Administratorzugriff zum Erstellen von Artikelarten
- Liste Ihrer Uniformgrößen und -mengen bereit
Schritte
Tab Material öffnen
Wechseln Sie in der linken Navigation zu "Inventar" und klicken Sie auf den Tab "Material". Hier verwalten Sie den gesamten Bestand an Nicht-Instrumenten-Gegenständen.
Artikelart Uniformen anlegen
Klicken Sie im Material-Tab auf "Einstellungen" (oben rechts), um die Typkonfiguration zu öffnen. Klicken Sie auf "Neue Art" und geben Sie einen Namen (z. B. Uniformen), einen kurzen Schlüssel (z. B. uniformen) und ein optionales Emoji ein. Klicken Sie danach auf "Feld hinzufügen", um ein benutzerdefiniertes Feld anzulegen.
Feld Größe hinzufügen
Setzen Sie die Feldbezeichnung auf "Größe", wählen Sie den Typ "Auswahl (Optionen)" und tragen Sie Ihre Größenoptionen kommagetrennt ein (zum Beispiel: XS, S, M, L, XL, XXL). Klicken Sie auf "Art erstellen", um zu speichern. Die Artikelart Uniformen erscheint jetzt im Material-Tab.
Uniformenbestand erfassen
Klicken Sie im Material-Tab bei der Artikelart Uniformen auf "Artikel hinzufügen". Geben Sie die Menge ein, setzen Sie das Größenfeld auf eine Ihrer Optionen (z. B. M) und wählen Sie einen Lagerort, falls Sie einen konfiguriert haben. Wiederholen Sie dies für jede Größe im Bestand.
Uniform einem Mitglied zuweisen
Klicken Sie auf "Zuweisen" neben der Artikelart Uniformen. Wählen Sie das Mitglied aus der Liste und tragen Sie das Zuweisungsdatum ein. Wenn Sie eine bestimmte Größe zuweisen möchten, wählen Sie den entsprechenden Posten. Klicken Sie auf "Zuweisen", um zu bestätigen. Der Name des Mitglieds erscheint nun in der Liste der aktiven Zuweisungen.
An mehrere Mitglieder gleichzeitig verteilen
Um Uniformen an eine ganze Gruppe auf einmal zu verteilen, verwenden Sie die Schaltfläche "Verteilen" statt "Zuweisen". Dies öffnet eine Mehrfachauswahl, mit der Sie in einem Schritt mehrere Zuweisungen erstellen können.
Rückgabe erfassen
Wenn ein Mitglied seine Uniform zurückbringt, suchen Sie seine Zuweisung in der Liste der aktiven Zuweisungen und klicken auf "Zurückgeben". Das Rückgabedatum wird erfasst und der Artikel geht wieder in den verfügbaren Bestand.
Prüfen, wer aktuell eine Uniform hat
Die Seite der Artikelart Uniformen zeigt alle aktiven Zuweisungen mit Mitgliedsnamen und Zuweisungsdatum. Sie können auch das Profil eines Mitglieds aufrufen, um alle ihm aktuell zugewiesenen Artikel zu sehen.
Tipps
- Fügen Sie der Artikelart ein zweites Feld wie "Farbe" oder "Zustand" hinzu, wenn Ihr Verein verschiedene Uniformstile für unterschiedliche Gruppen hat.
- Wenn eine Uniform verloren geht oder unreparierbar beschädigt ist, nutzen Sie "Ausmustern", um diese Menge mit einer Begründung aus dem Bestand zu nehmen. Der Vorgang wird in der Historie festgehalten.
- Verknüpfen Sie Nachbestellungen mit einer Lieferantenrechnung im Buchhaltungsmodul. Öffnen Sie die Artikeldetails und wählen Sie die zugehörige Rechnung beim Erfassen der Nachbestellung.
Häufige Fragen
Können mehrere Uniformtypen (Jacke, Hose, Mütze) getrennt verwaltet werden?
Ja. Erstellen Sie eine Artikelart pro Bekleidungskategorie. Jede Art kann eigene Felder haben. Zum Beispiel kann eine Jacken-Art ein Größenfeld mit XS-XXL haben, während eine Mützen-Art nur S, M, L als Optionen enthält.
Was, wenn zwei Mitglieder gleichzeitig dieselbe Größe brauchen?
OPS verfolgt die Bestandsmengen. Haben Sie drei Uniformen in Größe M und zwei sind bereits zugeteilt, ist noch eine verfügbar. Sind alle zugeteilt, zeigt der Zähler null an. Halten Sie einen kleinen Pufferbestand für solche Fälle bereit.
Kann man sehen, welche Uniformen noch nicht zurückgegeben wurden?
Ja. Die Liste der aktiven Zuweisungen für die Artikelart Uniformen zeigt jedes Mitglied, das aktuell eine Uniform zugeteilt hat. Zuweisungen ohne Rückgabedatum sind noch aktiv.
Gibt es eine Möglichkeit, eine Liste der aktuellen Zuweisungen zu drucken?
Sie können die Mitgliederliste (Bereich Mitglieder, Excel-Export) mit einem benutzerdefinierten Feld exportieren, wenn Sie die Uniformgröße dort erfassen. Der Material-Tab hat keine eigene Exportfunktion, aber die aktiven Zuweisungen sind jederzeit auf dem Bildschirm sichtbar.
Können Mitglieder sehen, was ihnen zugewiesen ist?
Mitglieder mit Zugriff auf OPS können ihre eigenen Zuweisungen im Dashboard sehen (Widget "Mein Material", vom Administrator aktiviert). Administratoren und Nutzer mit Inventarzugang sehen die vollständige Zuweisungsliste.