Comment suivre les uniformes d'une harmonie dans OPS : type, stock et attributions
Avant chaque défilé ou concert, quelqu'un doit savoir quel uniforme est parti chez quel membre, quelle taille il fait et s'il est revenu. OPS gère cela dans l'onglet « Matériel » de la section « Inventaire ». Vous créez d'abord un type « Uniformes » avec les champs personnalisés dont vous avez besoin, puis vous ajoutez votre stock, et enfin vous distribuez les articles aux membres via le bouton « Attribuer ». Ce guide couvre la configuration complète depuis zéro et explique comment vérifier qui a actuellement un uniforme.
Avant de commencer
- Plan Standard ou supérieur (compte organisation)
- Accès administrateur pour créer des types d'articles
- Liste de vos tailles et quantités d'uniformes prête
Étapes
Ouvrir l'onglet Matériel
Accédez à « Inventaire » dans la navigation latérale, puis cliquez sur l'onglet « Matériel ». C'est la section stock et équipement qui regroupe tous les articles non instrumentaux.
Créer le type d'article Uniformes
Dans l'onglet Matériel, cliquez sur « Paramètres » (en haut à droite) pour ouvrir la configuration des types. Cliquez sur « Nouveau type » et saisissez un nom (ex. Uniformes), une clé courte (ex. uniformes) et un emoji optionnel. Cliquez ensuite sur « Ajouter un champ » pour ajouter un champ personnalisé.
Ajouter un champ Taille
Indiquez « Taille » comme libellé du champ, choisissez le type « Sélection (options) » et saisissez vos options de taille séparées par des virgules (par exemple : XS, S, M, L, XL, XXL). Cliquez sur « Créer le type » pour enregistrer. Le type Uniformes apparaît désormais dans l'onglet Matériel.
Ajouter votre stock d'uniformes
De retour dans l'onglet Matériel, trouvez le type Uniformes et cliquez sur « Ajouter un article ». Saisissez la quantité, réglez le champ Taille sur l'une de vos options (ex. M) et choisissez un emplacement de stockage si vous en avez configuré un. Répétez pour chaque taille en stock.
Attribuer un uniforme à un membre
Cliquez sur « Attribuer » à côté du type Uniformes. Sélectionnez le membre dans la liste et indiquez la date d'attribution. Si vous souhaitez attribuer une taille précise, sélectionnez le lot correspondant. Cliquez sur « Attribuer » pour confirmer. Le nom du membre apparaît dans la liste des attributions actives.
Distribuer à plusieurs membres à la fois
Pour distribuer des uniformes à toute une section en même temps, utilisez le bouton « Distribuer » plutôt qu'« Attribuer ». Cela ouvre un sélecteur multi-membres pour créer plusieurs attributions en une seule étape.
Enregistrer un retour
Lorsqu'un membre rend son uniforme, trouvez son attribution dans la liste des attributions actives et cliquez sur « Retourner ». La date de retour est enregistrée et l'article réintègre le stock disponible.
Vérifier qui a actuellement un uniforme
La page du type Uniformes affiche toutes les attributions actives avec le nom du membre et la date d'attribution. Vous pouvez aussi consulter le profil d'un membre pour voir tous les articles qu'il a actuellement en sa possession.
Conseils
- Ajoutez un second champ comme « Couleur » ou « État » au type d'article si votre association a plusieurs styles d'uniformes pour différentes sections.
- Si un uniforme est perdu ou irréparable, utilisez l'action « Mettre hors service » pour déduire cette quantité du stock avec un motif. L'événement est enregistré dans l'historique.
- Liez les réapprovisionnements à une facture fournisseur dans le module comptabilité pour maintenir des achats propres. Ouvrez les détails de l'article et choisissez la facture liée lors de l'ajout d'un réapprovisionnement.
Questions fréquentes
Peut-on suivre plusieurs types d'uniformes (veste, pantalon, képi) ?
Oui. Créez un type d'article par catégorie de vêtement. Chaque type peut avoir ses propres champs. Par exemple, un type Veste peut avoir un champ Taille avec des options XS-XXL, tandis qu'un type Képi peut juste avoir un champ Taille avec S, M, L.
Et si deux membres ont besoin de la même taille en même temps ?
OPS suit les quantités en stock. Si vous avez trois uniformes taille M et que deux sont déjà attribués, il en reste un de disponible. Si tous sont attribués, le compteur de disponibles affiche zéro. Prévoyez un petit stock tampon pour ce cas.
Peut-on voir quels uniformes n'ont jamais été rendus ?
Oui. La liste des attributions actives pour le type Uniformes affiche chaque membre qui a actuellement un uniforme attribué. Les attributions sans date de retour sont encore actives.
Est-il possible d'imprimer une liste des attributions en cours ?
Vous pouvez exporter la liste des membres (section Membres, export Excel) avec un champ personnalisé si vous y enregistrez la taille d'uniforme. L'onglet Matériel ne propose pas d'export dédié, mais les attributions actives sont toujours visibles à l'écran.
Un membre peut-il voir ce qui lui est attribué ?
Les membres ayant accès à OPS peuvent voir leurs propres attributions dans le tableau de bord (widget « Mon matériel », activé par l'administrateur). Les administrateurs et les utilisateurs avec accès inventaire voient la liste complète des attributions.