Instrument verleihen: Leihvertrag und QR-Etikett in OPS erstellen
Jedes Mal, wenn Ihr Musikverein oder Ihre Musikschule ein Instrument an ein Mitglied verleiht, brauchen Sie eine klare Dokumentation: Wer hat es, in welchem Zustand ist es weggegangen und wann soll es zurückkommen. OPS deckt den gesamten Prozess ab: Sie legen die Leihe in wenigen Klicks an, die App erstellt automatisch einen Leihvertrag als PDF zum Drucken oder Mailen, und ein QR-Etikett auf dem Koffer lässt jeden den Status des Instruments per Scan prüfen. Diese Anleitung führt Sie durch den vollständigen Ablauf — vom Öffnen der Instrumentenkartei bis zur Rückgabe.
Bevor Sie beginnen
- Standard-Tarif oder höher (Organisationskonto)
- Das Instrument ist bereits im Inventar vorhanden
- Die ausleihende Person ist Mitglied der Organisation, oder Sie tragen Namen und E-Mail manuell ein
- Ein Dymo- oder Brother-Etikettendrucker am Computer angeschlossen (optional, für das QR-Etikett)
Schritte
Instrumentenkartei öffnen
Wechseln Sie in der linken Navigation zu "Inventar" und klicken Sie auf den Tab "Instrumente". Suchen Sie das Instrument in der Liste und klicken Sie auf den Namen, um die Kartei zu öffnen.
Neue Leihe anlegen
Klicken Sie auf der Instrumentenseite auf "Ausleihe hinzufügen". Ein Formular öffnet sich. Wählen Sie den Typ (Leihe für eine kostenlose Leihe oder Miete für eine kostenpflichtige Miete), dann wählen Sie die ausleihende Person aus der Mitgliederliste oder geben Sie Name und E-Mail einer externen Person ein.
Startdatum und Ausgangszustand erfassen
Füllen Sie das Feld "Startdatum" aus und notieren Sie den Ausgangszustand des Instruments. Sie können eine Anmerkung hinzufügen (enthaltenes Zubehör, sichtbare Kratzer…) und Fotos anhängen. Ein optionales Enddatum kann gesetzt werden, wenn Sie ein geplantes Rückgabedatum festlegen möchten.
Leihvertrag erstellen
Klicken Sie auf "Speichern", um die Leihe anzulegen. Sie erscheint jetzt im Tab "Ausleihen" der Instrumentenkartei. Klicken Sie unter "Generierter Vertrag" auf "PDF herunterladen", um den Vertrag zu speichern, oder auf "Per E-Mail senden", um ihn direkt an die E-Mail-Adresse der ausleihenden Person zu senden.
Unterzeichneten Vertrag hochladen
Wenn die ausleihende Person ein unterschriebenes Exemplar zurückbringt, öffnen Sie die Leihe erneut und laden Sie den PDF-Scan über das Feld "Unterzeichneter Vertrag" hoch. Er bleibt dauerhaft an der Leihhistorie gespeichert.
QR-Etikett drucken
Klicken Sie auf der Instrumentenseite auf den Tab "QR / Etikett". Klicken Sie auf "Etikett drucken" und wählen Sie Ihr Druckermodell (Dymo 36x89 mm, 28x89 mm, 25x54 mm oder Brother 62x50 mm, 62x29 mm). Kleben Sie das Etikett auf den Instrumentenkoffer. Wer den QR-Code scannt, sieht den aktuellen Status des Instruments; für vollständige Details ist ein Login mit einem OPS-Konto erforderlich.
Rückgabe erfassen
Wenn das Instrument zurückkommt, öffnen Sie die Leihe im Tab "Ausleihen" und klicken auf "Rückgabe bestätigen". Erfassen Sie den Rückgabezustand, fügen Sie Anmerkungen zu Schäden oder fehlendem Zubehör hinzu, und hängen Sie optional Rückgabefotos an. Der Status des Instruments wechselt zurück auf "Verfügbar".
Tipps
- Sind alle Instrumente eines Typs bereits verliehen, nutzen Sie den Tab "Warteliste", um die nächste interessierte Person einzutragen. Bei einer Rückgabe sehen Sie sofort, wen Sie kontaktieren müssen.
- Der Tab "Verlauf" auf der Instrumentenseite zeigt ein chronologisches Protokoll jeder Leihe, Reparatur und jedes Vorfalls — nützlich, wenn es zu Meinungsverschiedenheiten über den Zustand kommt.
- Bei einer kostenpflichtigen Miete ermöglicht das Leihformular, den Vertrag mit einer Rechnung im Buchhaltungsmodul zu verknüpfen. Geben Sie beim Anlegen der Leihe den monatlichen Preis und den Abrechnungszeitraum an.
Häufige Fragen
Kann der Vertrag auch an eine externe Person gesendet werden?
Ja. Wählen Sie im Feld für die ausleihende Person "Externe Person" anstelle eines Mitglieds und geben Sie Namen und E-Mail ein. Das PDF kann dann genauso per E-Mail versendet werden wie für ein Mitglied.
Was zeigt der QR-Code beim Scan?
Der Scan zeigt die Verfügbarkeit des Instruments und, falls es verliehen ist, wer der aktuelle Entleiher ist. Vollständige Details (Kontaktdaten, Leihdaten) erfordern einen Login mit einem OPS-Konto.
Kann der Vertrag nach der Erstellung neu generiert werden?
Ja. Öffnen Sie den Leihnachweis und laden Sie das PDF jederzeit erneut herunter. Der Inhalt spiegelt die aktuell in OPS gespeicherten Leihdetails wider.
Was, wenn der Entleiher den unterzeichneten Vertrag nie zurückschickt?
Das Feld "Unterzeichneter Vertrag" ist optional. Sie können die Leihe aktiv lassen und das Feld leer lassen. Die Leihhistorie ist weiterhin vollständig erfasst und im Tab "Verlauf" einsehbar.
Ist der Etikettendrucker im Tarif enthalten?
OPS unterstützt Dymo- und Brother-Etikettendrucker, die Sie bereits besitzen. Es fallen keine zusätzlichen Kosten von OPS an; der Drucker selbst ist nicht im Abonnement enthalten.