Comment importer des membres depuis un tableur Excel
Si vous configurez OPS pour la première fois, ou si votre association tient déjà une liste de membres dans un tableur, vous pouvez la charger directement dans OPS via l'import membres. L'import lit un fichier Excel (.xlsx ou .xls) correspondant au modèle officiel : vous remplissez les colonnes, téléversez le fichier et OPS crée une fiche membre par ligne. L'import est additif — il ajoute de nouveaux membres sans supprimer ni écraser les membres existants. Après l'import, chaque membre peut être invité à activer son compte.
Avant de commencer
- Vous devez disposer d'un compte administrateur sur la plateforme.
- L'import membres est disponible sur les plans Standard et Full.
Étapes
Ouvrir la section Membres
Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur « Membres ». La liste des membres s'ouvre sur l'onglet « Musiciens » par défaut.
Télécharger le modèle d'import
Cliquez sur le bouton « Import » dans la barre d'outils (en haut à droite, visible pour les administrateurs). Une fenêtre s'ouvre. Dans la première étape, cliquez sur « Télécharger le modèle (.xlsx) » pour enregistrer le modèle Excel officiel sur votre ordinateur.
Remplir le modèle
Ouvrez le modèle dans Excel ou une application compatible. Chaque ligne représente un membre. Renseignez les colonnes : nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse et autres champs du modèle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque. Ne modifiez pas les intitulés de colonnes. Enregistrez le fichier au format .xlsx ou .xls une fois terminé.
Téléverser le fichier complété
De retour dans OPS, dans l'étape 2 de la fenêtre d'import, déposez votre fichier Excel complété dans la zone de dépôt, ou cliquez dessus pour ouvrir un sélecteur de fichier. Seuls les fichiers .xlsx et .xls sont acceptés.
Examiner les résultats de l'import
OPS traite le fichier et affiche un récapitulatif : le nombre de membres importés et, si des lignes contiennent des erreurs, les numéros de lignes concernées et les raisons. Les lignes erronées sont ignorées ; les lignes valides sont importées. Corrigez les erreurs dans votre tableur et retéléversez si nécessaire.
Inviter les membres importés à activer leur compte
Après l'import, les nouveaux membres apparaissent dans la liste avec le statut « Aucun compte ». Pour leur permettre de se connecter, utilisez « Lien d'invitation » sur la ligne du membre pour générer un lien d'inscription personnel, ou utilisez la fonction d'invitation par e-mail de la plateforme. Chaque membre clique sur le lien pour définir son mot de passe et compléter son profil.
Conseils
- Conservez les intitulés de la ligne d'en-tête du modèle tels quels — ne les renommez, réordonnez ni supprimez pas, car l'outil d'import s'appuie sur les noms de colonnes.
- Si l'adresse e-mail d'un membre est déjà enregistrée, cette ligne sera ignorée pour éviter la création d'un doublon. Nettoyez votre tableur avant d'importer.
- Les champs personnalisés que vous avez définis dans l'Administration apparaissent comme colonnes supplémentaires dans le modèle, vous permettant de les renseigner dès l'import initial.
Questions fréquentes
Puis-je importer des membres depuis un fichier CSV ?
Non. L'import membres nécessite un fichier Excel (.xlsx ou .xls). Téléchargez le modèle fourni, remplissez-le et téléversez-le. Les fichiers CSV ne sont pas acceptés.
L'import écrase-t-il les données des membres existants ?
Non. L'import est additif. Il crée de nouvelles fiches membres et ignore les lignes dont l'adresse e-mail existe déjà dans le système. Les membres existants ne sont pas modifiés.
Que se passe-t-il si une ligne contient une erreur ?
Les lignes erronées sont ignorées et le rapport d'import indique le numéro de ligne et la raison. Les autres lignes sont importées normalement. Corrigez l'erreur dans votre tableur et retéléversez — seules les lignes corrigées seront ajoutées (les lignes déjà importées sont ignorées car leur e-mail est désormais connu).
Y a-t-il une limite au nombre de membres que je peux importer ?
La plateforme applique une limite de membres selon votre abonnement : jusqu'à 40 membres en Standard, jusqu'à 100 en Full. Si votre tableur dépasserait la limite, l'import s'arrête et signale le dépassement. Passez à un abonnement supérieur ou réduisez le nombre de lignes avant d'importer.
Puis-je importer des élèves de l'école de musique de la même façon ?
L'import membres crée des fiches de type musicien. Les élèves du module École sont inscrits séparément via l'onglet « Gestion de l'école ». Contactez votre administrateur OPS si vous avez besoin d'inscrire des élèves en masse.