Comment prêter un instrument : contrat de prêt et étiquette QR dans OPS
Chaque fois que votre harmonie ou votre école de musique prête un instrument à un membre, vous avez besoin d'un enregistrement clair : qui l'a, dans quel état il est parti et quand il doit revenir. OPS gère tout le processus : vous créez le prêt en quelques clics, l'application génère un contrat PDF à imprimer ou à envoyer par e-mail, et une étiquette QR à coller sur l'étui permet à n'importe qui de scanner l'instrument pour en connaître la disponibilité et l'emprunteur actuel. Ce guide présente l'ensemble du processus — de l'ouverture de la fiche instrument jusqu'à l'enregistrement du retour.
Avant de commencer
- Plan Standard ou supérieur (compte organisation)
- L'instrument existe déjà dans l'Inventaire
- L'emprunteur est membre de l'organisation, ou vous saisirez son nom et son e-mail manuellement
- Une imprimante d'étiquettes Dymo ou Brother connectée à votre ordinateur (optionnel, pour l'étiquette QR)
Étapes
Ouvrir la fiche instrument
Accédez à « Inventaire » dans la navigation latérale et cliquez sur l'onglet « Instruments ». Trouvez l'instrument dans la liste et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.
Créer un nouveau prêt
Sur la fiche instrument, cliquez sur « Ajouter un prêt ». Un formulaire s'ouvre. Choisissez le type (« Prêt » pour un prêt gratuit ou « Location » pour une location payante), puis sélectionnez l'emprunteur dans la liste des membres ou saisissez le nom et l'e-mail d'une personne externe.
Indiquer la date de début et l'état initial
Renseignez la « Date de début » et notez l'état initial de l'instrument. Vous pouvez ajouter une remarque (accessoires inclus, rayures visibles…) et des photos. Une date de fin optionnelle peut être fixée si vous souhaitez prévoir une date de retour.
Générer le contrat de prêt
Cliquez sur « Enregistrer » pour créer le prêt. Il apparaît alors dans l'onglet « Prêts » de la fiche instrument. Sous « Contrat généré », cliquez sur « Télécharger le PDF » pour sauvegarder le contrat, ou sur « Envoyer par e-mail » pour l'envoyer directement à l'adresse e-mail de l'emprunteur.
Téléverser le contrat signé
Lorsque l'emprunteur vous remet un exemplaire signé, rouvrez le prêt et utilisez le champ « Contrat signé » pour téléverser le scan PDF. Il reste attaché au prêt de façon permanente.
Imprimer l'étiquette QR
Sur la fiche instrument, cliquez sur l'onglet « QR / Étiquette ». Cliquez sur « Imprimer l'étiquette » et choisissez le modèle de votre imprimante (Dymo 36x89 mm, 28x89 mm, 25x54 mm ou Brother 62x50 mm, 62x29 mm). Collez l'étiquette sur l'étui de l'instrument. Quiconque scanne le code QR voit le statut actuel de l'instrument ; une connexion est requise pour voir les détails de l'emprunteur.
Enregistrer le retour
Lorsque l'instrument est rendu, ouvrez le prêt dans l'onglet « Prêts » et cliquez sur « Confirmer le retour ». Indiquez l'état de retour, ajoutez des remarques sur d'éventuels dommages ou accessoires manquants, et ajoutez optionnellement des photos de retour. Le statut de l'instrument repasse à Disponible.
Conseils
- Si tous les instruments d'un type donné sont déjà prêtés, utilisez l'onglet « Liste d'attente » pour enregistrer la prochaine personne. Vous saurez qui contacter en premier lors d'un retour.
- L'onglet « Historique » de la fiche instrument affiche un journal chronologique de tous les prêts, réparations et incidents — utile en cas de litige sur l'état de l'instrument.
- Pour une location payante, le formulaire de prêt vous permet de lier le contrat à une facture dans le module comptabilité. Indiquez le prix mensuel et la période de facturation lors de la création du prêt.
Questions fréquentes
Peut-on envoyer le contrat à une personne externe ?
Oui. Au lieu de choisir un membre dans la liste, sélectionnez « Personne externe » dans le champ emprunteur et saisissez son nom et son e-mail. Le PDF peut ensuite être envoyé par e-mail de la même façon que pour un membre.
Que montre le code QR lors du scan ?
Le scan du code QR affiche la disponibilité de l'instrument et, s'il est prêté, qui est l'emprunteur actuel. Les détails complets (coordonnées, dates du prêt) nécessitent une connexion avec un compte OPS.
Peut-on regénérer le contrat après la création du prêt ?
Oui. Rouvrez la fiche du prêt et téléchargez à nouveau le PDF à tout moment. Son contenu reflète les données du prêt telles qu'elles sont enregistrées dans OPS.
Que faire si l'emprunteur ne renvoie jamais le contrat signé ?
Le champ « Contrat signé » est optionnel. Vous pouvez maintenir le prêt actif et laisser ce champ vide. L'historique du prêt reste enregistré et visible dans l'onglet « Historique ».
L'imprimante d'étiquettes QR est-elle incluse dans l'abonnement ?
OPS est compatible avec les imprimantes Dymo et Brother que vous possédez déjà. Il n'y a pas de coût supplémentaire de la part d'OPS ; l'imprimante en elle-même n'est pas incluse dans l'abonnement.