Comment configurer le portail parents pour un élève de l'école de musique
Le portail parents offre aux familles un accès en lecture seule à l'emploi du temps, aux notes, aux factures et aux informations de leur enfant, sans avoir besoin de contacter le secrétariat. La configuration prend environ deux minutes par élève : ouvrez l'inscription, saisissez les coordonnées du parent et envoyez soit une invitation par e-mail, soit un QR code à remettre lors de l'inscription. Un compte parent peut être lié à plusieurs enfants — les fratries ne nécessitent qu'une seule invitation. Le portail parents fait partie du module École dans le plan Full.
Avant de commencer
- Votre organisation doit être sur le plan Full et avoir le module École actif.
- Vous devez être administrateur de l'école ou disposer des droits d'administration sur la plateforme.
- L'élève doit déjà être inscrit pour l'année scolaire en cours.
Étapes
Ouvrir la gestion de l'école et trouver l'élève
Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur « Gestion de l'école ». Allez dans l'onglet « Inscriptions » et sélectionnez l'année scolaire. Trouvez la ligne de l'élève dans la liste.
Vérifier si les coordonnées du parent sont les mêmes que celles de l'élève
Ouvrez la fiche de l'élève (cliquez sur son nom ou l'icône de modification). Dans la section « Parent / Tuteur », si l'adresse, le téléphone et l'e-mail du parent sont identiques à ceux de l'élève, cochez « Mêmes coordonnées que l'élève ». Les champs sont remplis automatiquement. Seul le nom du parent doit être saisi séparément. Si le parent a des coordonnées différentes, remplissez-les manuellement.
Choisir comment inviter le parent
De retour dans la liste des Inscriptions, la ligne affiche deux boutons d'action pour le portail parents. Utilisez « Envoyer / renvoyer l'invitation à la plateforme parents » pour envoyer un e-mail d'invitation directement à l'adresse du parent. Le lien dans cet e-mail est valable 72 heures et permet au parent de créer son mot de passe. Si le parent n'a pas accès à l'e-mail ou si vous préférez remettre quelque chose de physique lors de l'inscription, utilisez plutôt « Télécharger le PDF d'accès parents (QR code) ».
Remettre le PDF d'accès (alternative à l'e-mail)
Le PDF d'accès parents contient l'URL de la plateforme, les identifiants de connexion du parent et un QR code qu'il peut scanner pour accéder directement à la page d'inscription. Imprimez le PDF et remettez-le au parent au guichet d'inscription ou incluez-le dans les documents d'inscription à renvoyer à la maison.
Confirmer que le portail parents est actif
Une fois que le parent a créé son compte via le lien d'invitation ou le QR code, la fiche de l'élève affiche « Portail parents actif — un compte parent est lié à cet élève ». Le parent peut désormais se connecter sur app.ops-music.com ou via OPS Mobile pour consulter le programme, les notes et les factures de l'élève.
Lier un deuxième enfant (optionnel)
Si le même parent a un autre enfant inscrit, ouvrez la fiche de cet élève et suivez les mêmes étapes en saisissant la même adresse e-mail du parent. La plateforme reconnaît le compte existant et lie le deuxième enfant à ce compte. Le portail du parent affiche désormais un sélecteur pour basculer entre les enfants.
Conseils
- Si l'e-mail du parent est identique à celui de l'élève — courant pour les jeunes musiciens en solo — l'invitation fonctionne quand même. Le portail parents et le compte plateforme de l'élève sont des rôles distincts et peuvent partager la même adresse e-mail.
- Si le parent perd son accès ou si le lien d'invitation expire (72 heures), utilisez à nouveau « Envoyer / renvoyer l'invitation à la plateforme parents » pour émettre un nouveau lien.
- Le portail est en lecture seule pour les parents : ils voient les présences mais ne peuvent pas les modifier. Seuls les parents peuvent ajouter des journaux de pratique et laisser des commentaires à l'enseignant.
Questions fréquentes
Que peuvent voir les parents dans le portail ?
Les parents voient les séances à venir sur les 60 prochains jours, les cours auxquels leur enfant est inscrit, les supports déposés par l'enseignant, les notes et moyennes trimestrielles, les bulletins PDF, les factures, les contrats d'inscription et les instruments en prêt. L'assiduité est affichée en lecture seule.
Un compte parent peut-il couvrir plusieurs enfants ?
Oui. Liez l'inscription de chaque enfant à la même adresse e-mail du parent. Le portail affiche un sélecteur d'enfant en haut, permettant au parent de basculer entre ses enfants d'un simple clic.
Puis-je inviter un parent qui n'a pas d'adresse e-mail ?
Téléchargez le PDF d'accès parents avec QR code et remettez-le en main propre. Le parent scanne le QR code depuis n'importe quel smartphone pour accéder à la page d'inscription sans invitation par e-mail.
Le parent reçoit-il des notifications push ?
Oui, sur OPS Mobile (iPhone). Les parents reçoivent des notifications push pour les séances annulées ou déplacées, les nouveaux supports déposés par l'enseignant, les notes publiées et les messages.
Le portail parents est-il disponible dans le plan Standard ?
Non. Le portail parents fait partie du module École, inclus uniquement dans le plan Full (à partir de 30 €/mois pour les organisations).