Matériel & équipement
Gestion des uniformes et du matériel pour harmonies et orchestres
Que vous distribuiez des uniformes avant un défilé, prêtiez des pupitres pour un concert ou suiviez tout autre équipement collectif, OPS tient un décompte permanent de chaque article, chaque attribution et chaque retour. L'onglet « Matériel » de la section « Inventaire » vous permet de définir vos propres types d'articles avec leurs propres champs — un type « Uniformes » peut ainsi avoir un champ Taille, un champ Couleur ou tout autre champ utile à votre association.
Définissez vos types d'articles et constituez votre stock
Accédez à « Inventaire » puis à l'onglet « Matériel ». Dans les paramètres, créez des types d'articles : donnez à chacun un nom, une clé courte et un emoji, puis ajoutez les champs personnalisés dont vous avez besoin. Les types Texte, Nombre, Oui / Non et Sélection (liste déroulante) sont disponibles. Deux types sont prédéfinis — Pupitres à musique et Protège-ouïes — tout le reste est à vous de créer. Pour les uniformes, par exemple, créez un type « Uniformes » et ajoutez un champ « Taille » de type Sélection avec les options XS, S, M, L, XL.
Une fois les types configurés, cliquez sur « Ajouter un article » pour enregistrer chaque lot de stock : quantité, emplacement et valeurs des champs personnalisés. Les emplacements se gèrent dans les paramètres et peuvent représenter une salle de stockage, une armoire ou tout espace physique de votre local. La page du stock indique combien d'articles de chaque type sont disponibles, attribués et au maximum disponibles.
Attribuez les articles aux membres et enregistrez les retours
Pour remettre un uniforme ou un pupitre à un membre, cliquez sur « Attribuer » à côté du type d'article, choisissez le membre et indiquez la date d'attribution. Si un lot avec des valeurs spécifiques est disponible (par exemple un uniforme taille M), vous pouvez le sélectionner directement ; sinon le système attribue depuis le stock général. Un membre qui a déjà une attribution active pour ce type peut rendre et recevoir un nouvel article en une seule étape via « Retourner l'existant et réattribuer ».
Lorsqu'un article est rendu, cliquez sur « Retourner » sur l'attribution active. La date de retour est enregistrée et l'article réintègre le stock disponible. L'historique des attributions — qui avait quoi et quand — est toujours consultable par type d'article ou par membre. La mise hors service permet de déduire les articles cassés ou perdus avec un motif (Défectueux, Perdu ou Autre), pour maintenir des comptages précis.
Réapprovisionnement et suivi des emplacements
Lorsqu'un nouveau stock arrive, ouvrez la fiche de l'article et cliquez sur « Réapprovisionner ». Saisissez la quantité reçue et la date ; le système l'ajoute au comptage et enregistre l'événement. Vous pouvez lier le réapprovisionnement à une facture fournisseur dans le module comptabilité pour garder des achats propres.
Les emplacements de stockage donnent une adresse à chaque article. Définissez-les une fois dans les paramètres, puis associez chaque lot à un emplacement lors de l'ajout. La liste des emplacements pour un type indique combien d'articles sont stockés où, ce qui facilite l'inventaire. L'onglet Matériel est accessible à tout utilisateur ayant accès à l'inventaire sur le plan Standard ; la création de types et d'emplacements relève de l'administrateur.
Ce que couvre la gestion du matériel
Types d'articles personnalisés
Créez n'importe quel type — uniformes, pupitres, housses, drapeaux — avec ses propres champs (taille, couleur, modèle…).
Attribution aux membres
Distribuez les articles aux membres avec une date. Retour et réattribution en une seule étape pour les échanges.
Niveaux de stock et emplacements
Consultez d'un coup d'oeil la quantité disponible, attribuée et restante. Associez chaque lot à un emplacement de stockage nommé.
Réappro et mise hors service
Enregistrez les entrées de stock et liez-les à une facture fournisseur. Mettez hors service les articles cassés ou perdus avec un motif.
Historique des attributions
Chaque attribution et retour est horodaté. Consultez l'historique par type d'article ou par membre.
Distribution en masse
L'action « Distribuer » permet de remettre le même type d'article à plusieurs membres en une seule fois — idéal en début de saison.
Pourquoi les harmonies gèrent leur matériel dans OPS
- Un seul endroit pour tout le matériel collectif — uniformes, pupitres, housses et tout ce que vous définissez
- Les champs personnalisés rendent le champ Taille d'un uniforme aussi simple à créer que n'importe quel autre champ
- L'historique des attributions indique chaque membre qui a eu un article, avec les dates
- Le réapprovisionnement et la mise hors service maintiennent des comptages précis dans le temps
- Le suivi des emplacements facilite l'inventaire annuel
- Inclus dans le plan Standard — pas de module séparé à acheter
Tutoriels pas à pas
Questions fréquentes
Existe-t-il un module uniformes dédié ?
OPS ne dispose pas d'un module uniformes séparé. Les uniformes sont gérés comme un type d'article dans l'onglet « Matériel » de la section « Inventaire ». Vous créez un type « Uniformes » avec un champ « Taille » et tous les champs utiles à votre association.
Comment suivre les tailles des uniformes ?
Lors de la création du type « Uniformes » dans les paramètres, ajoutez un champ de type « Sélection » avec les tailles de votre association (XS, S, M, L, XL ou d'autres valeurs). Chaque lot d'uniformes portera ensuite sa taille, et vous pouvez attribuer la bonne taille à chaque membre.
Quel abonnement inclut le suivi du matériel ?
L'onglet Matériel est inclus dans le plan Standard pour les organisations (à partir de 20 €/mois), qui couvre aussi les instruments, les imports et les champs personnalisés.
Peut-on attribuer des articles à plusieurs membres en même temps ?
Oui. L'action « Distribuer » sur un type d'article permet de créer des attributions pour plusieurs membres en une seule étape — pratique en début de saison lors de la distribution des uniformes à tout l'effectif.
Que faire quand un article est endommagé ou perdu ?
Utilisez l'action « Mettre hors service » pour déduire une quantité d'articles avec un motif : Défectueux, Perdu ou Autre. La quantité est soustraite du stock disponible et l'événement est enregistré dans l'historique.
Peut-on lier l'achat d'uniformes à une facture ?
Oui. Lors d'un réapprovisionnement, vous pouvez lier l'entrée à une facture fournisseur dans le module comptabilité. Cela relie le mouvement physique à l'écriture comptable.